株式会社ベネッセビースタジオ様

導入の背景

子供向けの英語教育関連事業を展開

1975年創業の「こども英会話のミネルヴァ」と20年以上の歴史を誇る「Benesseこども英語教室」が2018年に統合、新たなブランドとして子供向けの英語教育事業を展開している株式会社ベネッセビースタジオ。勇気をもって認めてもらった経験が自信と安心につながる“Be yourself”、そして世界の人と何をしたいのかという思いが学ぶ動機につながる“want to be”の想いを大切な柱に据え、全国に約1700教室を展開する「ベネッセの英語教室 BE studio」を中心に多角的な英語教育関連事業を行っている。
同社では、プラザと呼ばれる拠点を中心に英語教室を展開する英語教室事業をはじめ、講師の自宅でホームレッスンを行う英語レッスン委託事業やキャンプなどで集中的に英語を使うプログラムを用意するイベント事業、インターナショナル・プリスクールの運営を手掛けるプリスクール事業、読書体験を通じて読解力や表現力を高める読書・国語力育成事業等を展開しながら、オンラインレッスンなど時代の変化に合わせた教育環境を提供するなど、新たな環境づくりに向けた挑戦を続けている。レッスンの受講方法を、オンライン、動画視聴、対面から自由に選択できることも、近年の社会情勢の下で好評を博している。
そんな同社では、長年利用してきた財務会計及び人事給与システムがEoSを迎えたことで、新たな環境づくりに取り組むことになったと事業改革推進部 コーポ・人事企画課 角田 大介氏は導入の経緯について説明する。

導入前の課題

既存パッケージのEoSを契機に、新たな基盤を模索

今回行った刷新前の仕組みを導入する十数年前は、当時M＆Aなどによって組織再編を繰り返していたことで、複数のグループ会社が個別に財務会計システムを運用しており、その環境を統合すべく新たな基盤を採用した経緯がある。当時利用していたシステムはそれぞれ仕様が異なるうえ、グループ会計の仕組みも整っていなかったことから、運用で何とか回避するという状況だったという。「当時は内部統制報告制度のJ-SOXが大きな話題となっており、グループ全体での統制環境が求められていた時代でした。各社の業務フローをうまく統合でき、現場として使いやすいものが求められたのです」と角田氏は当時を振り返る。
複数の国産パッケージを検討したうえで、当時選択されたのがSuperStream–COREシリーズで、その後15年ほどにわたって同社の財務会計および人事給与の仕組みを支えてきた。長年安定して利用してきたものの、今回EoSを迎えることになり、新たな環境への移行を計画することになったわけだ。「機能面では不足しているわけではありませんでしたが、EoSを契機に改めて自社の環境を見直すことにしたのです」と角田氏は語る。

システム選定と導入

移行も含めたコストを最小限に、業務効率化に資する機能の将来性を重視

新たな環境づくりに際しては、移行に向けたコストを最小限にできることはもちろん、業務の自動化に資する機能を含めて拡張しやすいものを希望したという。「将来的な人的リソース確保も考えると、RPAやAI-OCRといった業務効率化に役立つ機能も活用できるような仕組みを念頭に検討を進めました」と角田氏。
ただし、さまざまな製品を検討したものの、長年利用したCOREシリーズに比較して、機能面でもグループ利用の面でも多額の費用をかけてでも新たな環境に移行したいと思うソリューションに出会うことはなかったという。当初はクラウドサービスも検討対象に入れたものの、同社の仕様を満たせるものがなく、会計を中心としたクラウドサービスが持つ人事給与の仕組みでは、同社の人事制度にうまく適用することが困難な面もあった。
そこで注目したのが、従来環境からの移行がスムーズで、これまで安定した運用を継続してきたSuperStream-COREの後継ソリューションとなるSuperStream-NXだった。「当然ながら、移行に関しては他社に比べてコストパフォーマンスは圧倒的に優れていました。機能面で新たなソリューションへの移行理由が見出せないなか、長年不満を感じることなく使い続けてきたCOREシリーズの後継であるSuperStream-NXを利用するのが我々にとってベストだと判断したのです」と角田氏は力説する。
日々の経理業務を行っている同課 五輪 綾子氏も「監査の際には、元帳から紙の帳票の現物を探さざるを得ないことも多く、本当に大変です。できれば、元帳からドリルダウンして証憑確認できる機能があるものが希望でした。SuperStream-NXであれば、まさに私が望んでいた紙のデジタル化を実現することができると考えたのです」と語る。
結果として、省力化に寄与する新たなテクノロジー活用も可能な、拡張性に優れた財務会計および人事給与の基盤として、SuperStream-NXが採用されることになった。

導入効果

標準機能で財務会計および人事給与業務を実現、使い勝手の良さを実感

現在はグループ会社が管理するデータセンター内に設置されたプライベートクラウド環境でSuperStream-NXが稼働しており、経理財務課および総務人事課のメンバーが日々の業務に活用している。経費精算や勤怠管理はクラウドサービスのTeamSpiritを活用しており、SuperStream-NXの支払管理機能とCSVで連携が行われている。また固定資産管理を活用し、ショッピングセンター内に展開する直営拠点の固定資産を管理している状況だ。人事給与に関しては、人事情報のマスタとともに、人事異動の発令や2000名規模の給与計算などに活用している。特に給与計算は時給、日給制度の違いや業務委託など、雇用形態、給与形態がさまざまで、それぞれ異なる計算式が必要になるため給与テンプレートを数多く用意したうえで、勤怠形態や残業時間の取り込みなどを実施しているという。複雑な雇用形態、給与制度でも、SuperStream-NXであれば何の問題もなく対応できるのは非常に重要なポイントだ。
今回のプロジェクトでは、SuperStream-NXが持つ標準機能にて業務フローを整備しており、カスタマイズやアドオン開発は一切行っていない。毎年発生する制度変更へもバージョンアップすることで対応できるのはパッケージならではのメリットだ。「SuperStream-NXの標準機能で我々の業務をうまく展開することができています。そのまま使えるのがパッケージの魅力であり、SuperStream-NXだからこそ実現できた」と角田氏は評価する。
実際の現場では、日常的な仕訳処理はもちろん、機能コードを用いた事業別の損益管理などの管理会計を行っており、必要な情報は画面上での右クリックで簡単にExcel出力できるレポーティング機能の評価は圧倒的に高い。「データを取り込む際にも取り込み前にしっかりデータのチェックが行われ、エラーになるデータを修正することができるため、取り込めないデータだけが残ってしまうようなこともありません。複数画面を同時に立ち上げて参照しながら入力できるなど、以前に比べて使い勝手は格段に向上しており、もう前の仕組みには戻れません」と、五輪氏は使い勝手の高さを評価する。レポーティング機能の圧倒的高さはSuperStream-NXの魅力のひとつであり、経理部門で作成されるレポートすべてでこの機能を利用できるとすると、その業務効率化の効果は計り知れないと言えるだろう。

今後の展望

RPAやAI-OCRなど業務効率化に資する新たな取り組みにも挑戦

現状は、複雑な給与計算に関しての業務改善が進められており、その運用を安定させることを最優先に考えながら、業務効率化に向けた新たな取り組みにもチャレンジしていきたいという。具体的には、TeamSpiritから勤怠データ、Salesforceから売り上げデータをCSV出力し、加工してSuperStream-NXに取り込むという業務が存在するが、できればCSVの加工から取り込みまでをRPAなどを用いて自動化できるよう、SuperStream-NXが提供するRPA、オフィスロボットに期待していると角田氏。また、人事に関しては、入社前に一式そろえる必要がある雇用契約書といった書類の回収に時間がかかっているため、Webインターフェースから各種書類が提出できるよう、SuperStream-NXが持つ諸届の機能をうまく活用できればという。
現状は請求書などの紙の証憑も数多く残っているため、元帳から証憑までのドリルダウンが完全に電子化できていない状況だ。「ペーパーレスを推し進めながら、証憑の文字を読み取って自動仕訳を実現するAI-OCRにも興味を持っています。SuperStream-NXが提供しているAI-OCRのソリューションもぜひ検討していきたい」と角田氏。ペーパーレスが進めば、リモート環境からでも経理業務を行うことができるため、テレワーク環境のさらなる推進も可能となる。新たなソリューションにも期待を寄せていると最後に語っていただいた。

パートナー情報とコメント

SCSK株式会社

お客様情報

※本導入事例に記載された情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。