日本の会計・人事を変える。”もっとやさしく””もっと便利に”企業のバックオフィスを最適化。スーパーストリーム

東京理科大学ホールディングス株式会社様

テレワーク環境下でもセキュアなアクセスで経理業務を支援
2か月半という短期間での導入を可能にしたSuperStream-NX Cloud

東京理科大学ホールディングス株式会社様

■事業内容 : 不動産業

不動産やインキュベーション事業などを手掛ける東京理科大学インベストメント・マネジメント株式会社および大学における購買をはじめとした業務委託を請け負う東京理科大学アカデミックパートナーズ株式会社、学食などを運営する株式会社TUSダイニングという3社のグループ経営管理を行う持ち株会社として2019年10月に設立。学校法人東京理科大学が掲げる建学の精神「理学の普及を以て国運発展の基礎とする」及び教育研究理念「自然・人間・社会とこれらの調和的発展のための科学と技術の創造」の実現に貢献するべく、総務人事や経理、経営企画などの事業を推進。

導入の背景

建学の精神を体現すべく、
不動産事業やベンチャー支援を行う企業を統括

学校法人東京理科大学からの出資を受け、2019年10月に設立された東京理科大学ホールディングス株式会社。

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不動産やインキュベーション事業、ベンチャー支援などを手掛ける東京理科大学インベストメント・マネジメント株式会社をはじめ、人材派遣事業やグッズの製作・販売といった大学からの業務委託を請け負う東京理科大学アカデミックパートナーズ株式会社、学食などを運営する株式会社TUSダイニングという3社のグループ経営管理を行う持ち株会社として、総務人事や経理、経営企画等のバックオフィス業務を担っている。

グループの経理業務を担っている同社では、スタンドアロンで動作する会計システムも一部のグループ企業で活用しながら、財務会計パッケージを利用してグループ全体の経理業務を行ってきた経緯がある。
 

「設立されてから間もない企業のため、当初は会計事務所に入力代行をお願いしていた時期もありました。その経緯もあって、オンプレミスで稼働する財務会計パッケージを中心に、日々の仕訳や決算処理などを行ってきました」と説明するのは経理部 担当課長 石田 理子氏だ。

導入前の課題

テレワーク環境への移行によって
在宅での業務継続が可能な環境が必要に

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そんな折、新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の影響で緊急事態宣言が発令され、経理部門も当番制などに切り替えて出社する環境へ移行せざるを得ない状況になったという。出社のタイミングで仕訳データの入力業務などを行っていたが、入力以外の業務もあり、在宅勤務中に入力ができたらと思う場面もあった。また、情報そのものが在宅勤務中でも確認できないと、業務に支障が出てしまう場面もあったのだ。

そんな課題を解決するべく、データそのものが自宅からでも閲覧できる統合ファイルサーバ環境を整備した同社。さらに、自宅から会計システムへの入力や情報参照が可能な環境への移行も同時に検討することになる。

「この状況がいつまで継続するのか、今後どうなっていくのか不透明だったこともあり、自宅からでも継続して業務が推進できる環境へ移行することを決断しました」と石田氏。

なお、決算期となる12月のタイミングでは新たな環境での運用を想定し、短期間での環境整備が求められていたという。

システム選定と導入

在宅でもセキュアな環境で利用できるクラウドサービスに注目

当初は、VPNを経由してパブリッククラウド上に設置した会計システムにアクセスするリモートデスクトップの環境が提案されたものの、想定以上に費用が発生することが明らかに。

「ホールディングス含めて4社の環境を統合する形で運用することを考えた場合、非常にコストパフォーマンスが悪かったのです」と石田氏。コスト的な制約がなければ、既存環境を踏襲する選択もあり得たものの、「正直びっくりするような金額が提示され、さすがに厳しいと考えました」と石田氏は説明する。

そこで注目したのが、在宅環境からでもセキュアな形でアクセスが可能なクラウド環境で利用できる財務会計ソリューション「SuperStream-NX Cloud」だった。

今後管理する個社が増えた際にもコスト面で大きな費用が発生せず、同社にとってフィットした料金体系である点が大きな魅力だったという。また、オンプレミスと機能的な差がなく、リモート環境からでも快適なレスポンスで業務が継続できる点を評価したのだ。

さらに、セキュリティの面でも、アクセスできるデバイスに対するアドレス制限が可能なため、セキュアな環境を維持したまま利便性を高めることができると考えたという。使い勝手の面でも、登録した情報が容易にExcelにエクスポートでき、入力途中の情報をチェックしたりExcel上で修正したものを再度インポートしたりすることも可能になるなど、利便性の高いシステムと判断。

「これまで利用してきた会計システムとは画面の構成が大きく異なるため、当初は戸惑った面もあるのが正直なところです。それでも、使っていくうちに慣れてくるはずで、既存との違いを認識したうえでどのように処理していくのかが把握できれば十分使えると判断しました」と石田氏。

結果として、テレワークなど新たな働き方にも柔軟に対応できる財務会計基盤として、SuperStream-NX Cloudが採用されることになった。

導入効果

2か月半という短期間での導入に成功、テレワーク環境での経理業務を支援

今回のプロジェクトでは、ベンダ決定からわずか2か月半という短期間の間で財務会計基盤の整備を行うべく、最低限の機能かつ最小限のデータ移行を行っており、SuperStream-NX Cloudが持つ統合会計のGLを中心に、不動産事業を展開する事業会社向けには固定資産管理のFAを導入。日常的な仕訳入力を中心にSuperStream-NX Cloudにアクセスし、月次の締めや決算書作成を含めた決算関連業務などに役立てている。

また、セキュリティの観点から、IPアドレス制限をかけて特定の端末からしかアクセスできない形にして運用している状況で、会社支給のPCからのみSuperStream-NX Cloudへのアクセスが許可されている。

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日常的な仕訳業務を行っている経理部 林 浩嗣氏は「オンプレミスの環境と違い、クラウドサービスとして利用できるため、テレワーク環境においても安全な状態で支障なく業務が遂行できるようになったのは大きなメリット」と評価する。

不動産事業を手掛ける事業会社では、1つの建物にて賃貸事業やシェアオフィス事業が混在しており、それぞれ事業での収益を分析する際に機能コードを柔軟に活用し、容易に事業ごとの収益が把握できるようになっている。また、不動産事業では建物の取得にあたって金融機関からの借り入れが必要で、将来的な収支の予測や実績などを求められる機会が多いが、データ出力が容易になったことで説得力のある数字が提示できるようになったとそのメリットについて力説する。シェアオフィス事業では、補助金対象かどうかの区分を明確に管理する際にも、補助科目や機能コードを柔軟に使い分けることで、効率的な管理が可能になっている状況だ。

現場から要望があれば、SuperStream-NX CloudからExcelで総勘定元帳の情報をExcelにて抽出して提供したり、PCを持ち込んで一緒に数字を確認して話を進めたりといった活用が可能になっており、現場からも数字が把握しやすくなったと好評だ。従来は紙で出力したデータを提供していたが、テレワーク環境が広がるなかでデータ活用も進んだことで、確認作業などの効率化にも大きく貢献しているという。

「一度打ち合わせして毎月こんなデータが欲しいと要望があれば、以降は定期的な報告も部門ごとにあわせて抽出できるように。現場から要求がある前にさっと情報が抽出できるようにもなりました」と石田氏。

わずか2か月半という短期間の間で環境が整備できたのは、スーパーストリームの強力なバックアップ体制があったからこそ実現できたと石田氏は高く評価する。

「通常ではあり得ないスピードでの立ち上げが求められていましたが、経理方針をどう立てるのかという基本的な部分から親身にアドバイスいただくことで、全社的な会計管理方針を統一化したうえで、何とか立ち上げることに成功しました。プロジェクトの進捗状況もプロジェクト管理ツールにて情報共有していただき、課題や進捗状況も把握しやすかった。充実したサポートがなければ、そんな短期間で立ち上げることは困難でした」。

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今回のプロジェクトでは、管理会計上どんな指標で見ていくべきなのか、社内外へどんな形で報告数字を出したいのかといった経理方針をしっかり明確化し、従来行ってきた業務が果たして必要なのかという振り返りも含め、改めて経理の仕事を立ち止まって考えるきっかけが得られたと石田氏は評価する。もちろん、少数精鋭でのプロジェクトだったことで方針決定の際に決断できるメンバーがその場で判断できたことも、短期間でのプロジェクト導入に成功した要因の1つだと分析する。

現在、日々の運用で課題が出た場合は、サポートサイトのFAQを検索することでさまざまな情報にアクセスでき、解決できる機会も多いと林氏。「何かあればFAQ内の情報を検索することで解決できますし、不明なことも質問を投げかければすぐに返答いただけています。要望を受け付けてくれるボタンも用意されており、かなりいい仕組みだと考えています」と評価する。

 

将来の展望

機能を拡充しながら、紙証憑の電子化へ向けた取り組みを加速

現状は最低限の機能だけを着実に活用して日々の経理業務を行っているが、SuperStream-NX Cloudが持つ豊富な機能をさらに活用していきたいという。

「支払管理や債権管理など統合会計が持つ他の機能もうまく活用しながら、申請承認機能などを含め、業務の効率化に向けて機能を拡充していきたい」と林氏は意気込みを語る。

機能をさらに活用していくことで、月次をはじめ四半期や年間の決算早期化にもつなげていきたい考えだ。
また、現状は請求書や領収書など紙の証憑を収集してファイリングしている状況にあるため、さらなる効率化に向けて証憑の電子化にも取り組んできたいという。

「請求書データなどを登録しておけば、過去の取引を確認する際にも探しやすくなるはず。また適格請求書等保存方式(インボイス方式)への対応も迫ってきているため、SuperStream-NX Cloudを使ってどう効率的に対応できるのかについても確認し、早急に対応していけるようにしたい」と石田氏。

さらに、現在は財務会計基盤の導入にとどまっているが、いずれはSuperStream-NX Cloudにて提供されている人事給与ソリューションも含めて導入を検討し、さらなるメリットを得たい考えだ。

「税務に関しては、法改正など新たな情報はベンダであるスーパーストリームがいち早く情報を入手し、仕組みに実装してくれます。人事給与の面でも、その都度社会保険労務士に確認するのではなく、ベンダからいち早く情報が収集できるほうが情報の漏れもなくなるはず」と石田氏も今後について期待を寄せていると語った。

お客様情報

会社名 東京理科大学ホールディングス株式会社
本社 東京都新宿区神楽坂一丁目3番地
URL https://www.tus.ac.jp/about/university/business/
従業員数 グループ全体130名(2021年4月末現在)
事業内容 不動産やインキュベーション事業などを手掛ける東京理科大学インベストメント・マネジメント株式会社および大学における購買をはじめとした業務委託を請け負う東京理科大学アカデミックパートナーズ株式会社、学食などを運営する株式会社TUSダイニングという3社のグループ経営管理を行う持ち株会社として2019年10月に設立。学校法人東京理科大学が掲げる建学の精神「理学の普及を以て国運発展の基礎とする」及び教育研究理念「自然・人間・社会とこれらの調和的発展のための科学と技術の創造」の実現に貢献するべく、総務人事や経理、経営企画などの事業を推進。

本導入事例に記載された情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。