日本の会計・人事を変える。”もっとやさしく””もっと便利に”企業のバックオフィスを最適化。スーパーストリーム
日本の会計・人事を変える。”もっとやさしく””もっと便利に”企業のバックオフィスを最適化。スーパーストリーム
電子による帳簿保存については税制改正による導入要件の緩和もあり、大企業だけでなく最近は中小企業や個人事業主など規模に関係なく導入しやすくなりました。
ここでは電子帳簿保存について今までの経緯やメリット・デメリット、さらには、導入についての考え方も解説します。
【ホワイトペーパー】『押さえておきたい、改正電子帳簿保存法の4つのポイント』ダウンロードはこちら
また、平成16年には、会社法や商法、税法など法律で保管が義務付けられている文書について、「電子データ」での保存を認める包括的な法律である「e-文書法」が制定され、電子帳簿保存法はe-文書法の中の１つとして位置づけられています。| 年度 | 改正概要 | 説明 |
| 平成10年 | 電子帳簿保存法の創設 | 電磁データの保存を認める |
| 平成17年 | スキャナ保存制度の創設 | 同年にe-文書法が施行されたため、スキャナによる保存※も認められる |
| 平成27年 | スキャナ保存制度の要件緩和 | スキャナ保存は当初3万円以上の領収書等に限られたが金額要件は廃止され、電子署名もタイムスタンプ※※のみが必要となる |
| 適正事務処理要件の追加 | スキャナ保存に際し、内部統制担保のために相互牽制や定期チェック等の要件を追加 | |
| 平成28年 | スキャナ保存制度の要件緩和 | 利用するスキャナの要件緩和、スマホの読み取り可能、小規模企業者への事務処理要件緩和 |
| 平成31年 | 電子帳簿保存法の特例追加等 | 電子帳簿承認の提出期限の特例、承認申請手続きの改正等 |
| 令和2年 | 電子帳簿保存法の要件緩和 | タイムスタンプの見直し等での利便性向上 |
※スキャナ保存制度とは、取引の相手先から受け取った「紙」の請求書等（決算関係書類を除く）について、一定の要件の下でスキャンデータによる保存が認められる制度で、電子帳簿保存法の一環です。
※※タイムスタンプとは、一定の時刻にその電子データが明らかに存在しており、かつ、その時刻以降に不正な改ざんなどがされていないことを証明するためのしくみです。
タイムスタンプについての詳しい解説は、こちらの記事でご覧いただけます。電子帳簿保存法について
令和３年度税制改正により、令和4年から次のような運用変更がありました。
なお、懸念されていた電子取引データの保存義務化については、令和4年税制改正により令和5年12月31日まで2年間の宥恕措置が設けられました。詳細は後述の「電子帳簿保存の３区分とは?」で説明します。
【ホワイトペーパー】『押さえておきたい、改正電子帳簿保存法の4つのポイント』ダウンロードはこちら
さらには、組織改正や事業見直しなどでシステムを更改する際には過去の電子データを閲覧できる環境なども必要となります。
電子帳簿保存法の対象となるものは、「国税関係帳簿書類」と呼ばれます。
わかりやすく言えば、会計に係る「帳簿」と「書類」のことです。
会計処理をしていると、さまざまな書類を作成したり、受領又は相手先に発行したりしますがそれらをまず、「帳簿」と「書類」に分けて考えます。
決算関係書類以外の会計書類には、受領したものや発行した控えが残っているものがあります。
下の図１において、特例となっている部分が電子帳簿保存法により特例的に電子保存が認められている範囲です。
図1)国税関係帳簿書類の保管方法
| 国税関係帳簿書類 | 紙での保存 | 電子データで保存 | スキャナ保存 | |
| 帳簿 | 原則 | 特例 | 不可 | |
| 所得税法・法人税法等 | 電子帳簿保存法 | ー | ||
| 書類 | 受領書類 | 原則 | ー | 特例 |
| 所得税法・法人税法等 | 電子帳簿保存法 | |||
|
発行書類 |
原則 | 特例 | 特例 | |
| 所得税法・法人税法等 | 電子帳簿保存法 | 電子帳簿保存法 | ||
さらに、所得税や法人税などには保存が義務づけられていない電子取引においては、「電子データ」での保存を義務づける制度もあります。
したがって、電子帳簿保存制度とは容認する特例制度と保存義務の制度の２つから成り立っていると言えます。
【電子帳簿保存の３区分とは?】
電子帳簿保存においては、次のように「電子帳簿等保存」、「スキャナ保存」、「電子取引に係るデータ保存」の３つに区分して制度が設計されています。下の表では色付きの部分が国税関係帳簿書類です
|
区分 |
対象帳簿書類など |
保管できるデータの種類 |
||
| 電子帳簿等保存 |
|
一貫して |
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
||
|
|
|
|
||
電子取引に係る電子データ保存義務化については先述したように2年間の宥恕措置を設けることになりました。
例えば、電子メールに添付された請求書をプリントアウトして紙で保存する運用をデータによって保存する運用への変更が必要でした。しかし、実際は変更への対応が十分ではなく、中小企業などでは、改正そのものについての認知も低い状況にありました。
そこで準備期間を設け、令和6年1月1日から電子取引については、電子データで保管することが義務付けられることになりました。したがって、現在、電子取引データを印刷して紙で保管している場合には2年の間に運用方法を再考する必要があります。
なお、電子データを保管する媒体は問わないとされていますので、ハードディスク、DVD、磁気テープ、クラウドサービス等で自社にあったもので問題ありません。
参考：国税庁 電子帳簿保存法一問一答(令和4年1月1日以降) 問2~4参照 0021006-031_01.pdf
【電子帳簿保存法を導入する方法とは?】
令和4年1月以降の電子帳簿保存方法の導入の際の留意点についてまとめておきましょう。
紙の保存とは異なり電子データでの保存は改ざんなどのリスクがあります。以前の要件が緩和された反面、課税上の問題行為を防止するための要件も加えられています。
１)適用範囲の検討
電子帳簿保存を導入する際には、企業の規模やデータの保管状況にあわせて適用範囲を検討します。
すなわち、「電子データ保存」と「スキャナ保存」を分けて考えます。
分けて考えるのは、それぞれによって適用要件が異なっているからです。
手書きの帳簿は電磁的記録等による保存等は認められないので、業務を洗い出す作業が必要となることもあるでしょう。
そもそも「帳簿」とは、「書類」と異なって順次できるものであり、会計期間の途中から電子データで保存することができません。したがって、導入を会計帳簿に合わせるか、それともまずは書類のみで「スキャナ保存」からスタートさせるかなどの検討は必要です。
2)優良な電子帳簿とするかどうか
令和4年からは、電子帳簿保存をするために税務署への申請をする「事前承認制度」はなくなりました。
しかし、一定の要件を満たす電子帳簿(優良な電子帳簿)とする届出をすることで、過少申告加算税の軽減措置や所得税の青色申告特別控除(65万円)の適用を受けることができるようになりました。
次の要件が優良な電子帳簿の要件となります。
要するに、改正前の要件と同等のレベルの保管に設けられたインセンティブ措置であると言えます。
国税庁：優良な電子帳簿の要件チェックシート
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021011-060_03.pdf
【電子帳簿保存の実態と電子帳簿の進め方】
今後の電子帳簿保存について、どのように考えて進めていくべきでしょうか？
下のグラフは青色申告率と電子帳簿保存制度の利用率とを比べたものです。
【ホワイトペーパー】『押さえておきたい、改正電子帳簿保存法の4つのポイント』ダウンロードはこちら
電子帳簿保存については令和4年からの運用、令和6年からの電子データ保存だけでなく、消費税におけるインボイス制度導入なども控えており、データとして請求書を発行する「電子インボイス」などについても検討しなければなりません。
クラウド会計などの利用で経理そのものが自動化される傾向にあるため、担当者にあっては電子データの取り扱いやセキュリティへの対応へと業務内容も変化していくでしょうね。
今後の経理部を考えるとき、ITツールを導入し、デジタル技術を取り入れるだけで終わらせるのは、とてももったいないことです。
電子帳簿保存法など外部から直接的に煽られる部署であることを逆に「強み」と考え、経理部から全社に業務効率化を発信できるチャンスとするべきでしょう。
会社としても、時間と費用などのリソースを費やして取り組む電子化を申告納税のためだけに終わらせることがないよう、電子保存のその先を視野に入れた計画を立てることをおすすめします。
税理士プロフィール
岡和恵
大学卒業後、２年間の教職を経て専業主婦に。システム会社に転職。 システム開発部門と経理部門を経験する中で税理士資格とフィナンシャルプランナー資格(AFP)を取得。 2019年より税理士事務所を開業し、税務や相続に関するライティング業務も開始。 図解などを多用したわかりやすい執筆を心掛けています。
電子帳簿保存法は、近年で大きな税務改正の１つです。
特に中小企業ではその内容が周知されておらず、対応が後手後手に回るケースも多く見られます。
しかし、IT化の流れは避けて通ることはできず、今後もこの流れは加速していくものと考えられるでしょう。一方で、ITに強い会計・税務の人材がより重宝さるようになるとも考えられます。宥恕期間が設けられたの機に、ITに関する積極的な情報収集をされてはいかがでしょうか。
公認会計士プロフィール
藤沼 寛夫
公認会計士・税理士
2014年：EY新日本監査法人
2018年：東京共同会計事務所
2019年：藤沼公認会計士事務所 開業
2020年：アカウントエージェント株式会社 設立
公認会計士の転職日誌：https://flyordie.jp/
SuperStream製品についてご覧になりたい方は以下よりご確認ください。
※会計ソリューション案内はこちらより
