働き方改革の促進や経理人材の流動性の増加、決算早期化への対応などを背景に経理・財務部門では迅速な業務の効率化が求められています。
一つの会計システムで全ての範囲を対応できれば効率的になると考えられますが、まだまだ各社独自のフォーマットがあり、エクセルの活用も並行して行っています。本記事では、エクセルのメリットと限界を解説した上で、業務効率化のために求められる会計システムとエクセルとの連携について紹介します。。
■経理・財務部門でも業務効率化が求められている
・業界や業種を問わず働き方改革などの影響
働き方改革が推進されたことで、繁忙期であっても過度な残業は制限されるようになりました。
そのため、従来よりも効率化や省人化を徹底することが重要となってきています。
・経理人材市場の活発化による影響
終身雇用が当たり前であった時代は終わり、多くの人が自由に転職できる環境に変わってきています。
そのため、属人的に業務を行い続けていると、誰かが離職したことで業務継続が難しくなるリスクも生まれます。
特に意識の高い経理・財務部門の人材の場合、作業ばかりをするのではなく、経営に寄り添える企画業務に挑戦したいという考え方を持つ可能性は高くなります。
業務の効率化や省人化を通して、経営に寄り添える企画業務に多くの時間を割けるようにすることが重要となります。
・決算早期化への対応
経理・財務部門において業務効率化が必要な背景の一つには、決算早期化への対応も挙げられます。
年次決算の開示目標は30日以内と言われており、これを達成するためには業務効率を高めることが重要となります。
また、災害や感染症など不測の事態が発生した際に、経営層が早期に適切な判断を行えるようにするためにも、業務を効率化し、会社の状態をリアルタイムに近いタイミングで把握できるようにすることは重要です。
■エクセルベースの経理・財務部門も少なくない
経理・財務部門の中には業務効率化のために会計システムの他に、エクセルをはじめとした表計算ソフトを活用しているケースも少なくありません。
・ エクセルを使う理由
会計ソフトや自社システムから得られる情報だけでは、細かな経営状況を把握しづらく、いくつかの情報を整理したり、組み合わせて分析したりすることができるエクセルが重宝されています。
具体的な利用シーンとしては、「部門別で予実を出さなくてはいけない」、「管理会計用のレポートが必要」などが挙げられます。
専用のシステムではなくエクセルが活用されている背景には、複雑な初期設定がない点や、誰もが扱えるソフトである点、また、専用のシステムなどと異なり、導入費用がほとんどかからないなどの理由から活用されている経理・財務部門が多いです。
・経理・財務部門のエクセル活用でおさえておきたいフィルタ機能やvlookup関数
エクセルは上記のように整理や分析に使われます。その際におさえておきたいのが「フィルタ機能」や「vlookup関数」です。
フィルタ機能は任意の事業所だけの情報を抽出したり、売上の高い順に並び替えたりなど情報を見やすく整形・整理する際に役立ちます。
vlookup関数は任意の値をエクセルの表を縦方向に検索し、合致した場合に対応する列（横方向）の情報を抽出する関数です。
エクセル操作において、複数ファイルから情報を抽出する際、タイプミスや抽出ミスが発生する可能性がありますが、vlookup関数を用いることで、元々のファイルを変更することなく、必要な情報を必要な箇所（シートやセル）に表示させることが可能となり、ミスの軽減につながります。
・エクセルベースでの限界もある
エクセルの機能や関数を用いることで、経理・財務部門の業務効率化やミスの低減を図れますが、エクセル活用での限界もあります。
- エクセルでもミスは起こる
関数を活用することで、元々のファイルを操作することなく、整形や分析が行え、ミスを低減できる一方で、関数そのものが誤っている場合などもあり、そういったミスのリスクは残ります。
- エクセルの知識が必要となるため属人化してしまう
誰もが利用できるツールである一方で、複雑な機能や関数を用いている場合、エラーが発生した際に、それらに対応できるスキル・ノウハウを持った人材が必要となり、操作や修正が属人化してしまうリスクがあります。
- 内部統制上のリスク
誰もが利用できるツールであるため、情報の改ざんも容易に行えてしまいます。
また、情報が欠落している箇所などがある場合、発見が遅れ、誤った分析をしてしまうリスクも残ります。
- 法改正に対してタイムリーに対応できない
法改正が行われた場合、集計方法などを変更する必要がありますが、そのためには、エクセルの編集も必要となります。
対応するために新しい関数の組み合わせを探したり、検算し、正しいかどうかを確かめたりする必要があり、タイムリーな対応が難しいという懸念もあります。
■会計システムを導入してもエクセルでの加工も多い
エクセルベースでの限界を感じ、会計システムの切り替えなどを行う企業も多いですが、切り替えても、完全にエクセルを使わなくなるケースは多くありません。
・会計システム外での作業が多く、効率化しきれない
会計システムを新規で導入したり、新しいシステムに切り替えを行ったりしても、以下のような点からエクセルの活用を続けるケースは多いです。
- 各部門からのデータを手入力する
他拠点やグループ会社からの情報をCSVやエクセルデータで集めて、集計しなければならない状況も少なくありません。
その場合、会計システムに登録する前に、情報を整形するためにエクセルを活用するケースは十分に考えられます。
- 会議用の資料作成のために、エクセルで加工する
多くの会計システムでは分析レポートが標準で出力できるようになっています。
しかし、経営会議などでは、独自の資料を作成していることも多いです。
その場合、会計システムからデータをエクスポートし、エクセル上で加工した上で、資料化することが一般的です。
■経理・財務部門の業務効率化のために必要なシステムとエクセルの連携
会計システム単体で経理・財務部門に求められる資料を全て対応できるケースは多くありません。
そこで、重要となるのが、エクセルともスムーズに連携できる会計システムを選定することです。
先述したようにエクセルを活用すると入力ミスや情報の改ざんや欠落のリスクがありますので、必要な情報をフィルタ機能などで抽出でき、可能な限り会計システム上で操作を行い、エクセルに差込出力できるような会計システムが望ましいです。
また、エクセルからの情報入力についても、システム登録のために大幅な加工を行う必要がなく、対応できるシステムである点が重要となります。
■まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は、経理・財務部門におけるエクセルの活用の利点とその限界について解説しました。
限界を理解した上で、ミスが少なく効率的に業務を行えるように、会計システムを選定することも重要です。
「SuperStream-NX」ではエクセルの使い勝手の良さをシステム上で提供し、新たなツールを導入することなく容易に作表や集計作業が行え、「出力業務の大幅な効率化」を実現可能です。
また、エクセルを活用した柔軟なレポートや帳票の作成や用途に合わせたデータ出力機能も充実しています。
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