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5種類のJIIMA認証をわかりやすく解説、電子帳簿保存法対応ソフトとの関係も紹介

5種類のJIIMA認証をわかりやすく解説、電子帳簿保存法対応ソフトとの関係も紹介

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電子化やペーパーレス化による業務効率化が進む一方で、企業は電子帳簿保存法への対応に迫られています。
電帳法に違反した場合は罰則が課されるため、帳票書類を電子データ保存する際に起こりうる不備や不正に対するリスク対策が必要です。
そうした状況の中、電子帳簿保存法に対応したシステムやソフトを認証する「JIIMA認証」が注目されています。JIIMA認証対応ソフトを使用することで電子データの不備のリスク回避だけでなく、さらなる業務効率化につながるでしょう。
本稿では、5書類のJIIMA認証と電子帳簿保存法対応ソフトとの関係をわかりやすく解説します。

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■JIIMA認証とは?概要や読み方を解説

「JIIMA」は「Japan Image and Information Management Association(公益社団法人日本文書情報マネジメント協会)」の頭文字をとった略称で、「ジーマ」と読みます。

「JIIMA認証」は、市販の会計システムやソフトウェアなどが「電子帳簿保存法」の要件に適合しているか、法的要件を満たしているかをチェックし、認証する制度です。認証を受けた製品やサービスは、パッケージや製品紹介ページにJIIMAの認証ロゴの使用が認められます。

JIIMAはソフトウェアのマニュアルや取扱説明書などで必要な機能を備えているかをチェックした後、認証審査委員会での審議を経て認証を行います。認証を受けている製品はJIIMAの公式サイト、および国税庁のサイトで確認ができます。


・JIIMA認証ができた背景

JIIMA認証ができる以前は、使用する会計システムやスキャナソフトが電子帳簿保存法の要件に適合しているかを知る方法は、製品の表示等を確認するしかありませんでした。
申請者の予見可能性を向上させるため、JIIMAは2016年(平成26年)から「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」、2018年(平成28年)から「電子帳簿ソフト法的要件認証制度」を開始しました。

・電子帳簿保存法とJIIMA認証の関係

「令和3年度税制改正」による電子帳簿等保存制度の見直しにより、帳簿書類のスキャナ保存に関する事前承認制度が廃止されました。事務手続きの負担が軽減された一方で、電子データに不備があった場合に課されるペナルティが重くなっています。
もし電子データの改ざん、隠蔽、申告漏れ等が発覚した場合、重加算税として10%が加重されます。
また、保存した電子データが電子帳簿保存法の要件に従っていないとみなされた場合、青色申告の承認が取り消される可能性もあります(改善可能性等を総合勘案の上で判断される)。

JIIMA認証製品は電子帳簿保存法の要件を満たしているため、上記のような電子データの不備が発生するリスクを回避するのに有効な手段です。

電子帳簿保存法については以下の記事もご参照ください。
電子帳簿保存法とは?導入の方法やメリット・デメリット、保存方法をわかりやすく解説
https://www.superstream.co.jp/column/e-books

■5種類のJIIMA認証の概要

IIMA認証は5つの制度があります。名称が似ている制度もありますが、それぞれ認証の要件や役割が異なります。

・電帳法スキャナ保存ソフト認証

電帳法スキャナ保存ソフト認証」は、市販のスキャナ保存対応ソフトウェアが電子帳簿保存法の機能仕様を満たしているかチェックし、認証する制度です。
本制度では、電子帳簿保存法関連の施行規則、通達等で定められた機能を満たしていると判断した製品を認証しています。

スキャナ保存」とは、「電子帳簿保存法 第4条第3項」の承認を受けている国税関係書類に係る電磁的記録(電子データ)による保存(つまり、書類をスキャナでスキャンしてデータで保存)のことです。
「電帳法スキャナ保存ソフト認証」製品であれば、スキャナ保存の法的要件を満たしているため、使用時に電帳法で定められている個々の要件を確認する必要はありません。

Denchouhou-Logo画像参照:
https://www.jiima.or.jp/certification/denchouhou/

・電子帳簿ソフト法的要件認証

電子帳簿ソフト法的要件認証」は、国税関係帳簿を作成・保存する電子帳簿保存法対応ソフトウェアの機能仕様をチェックし、法的要件を満たしていると判断したソフトウェアを認証するものです。

こちらも「電帳法スキャナ保存ソフト認証」と同じく、電子帳簿保存法関連の施行規則、通達等で定められた機能を満たしていると判断した製品が認証されているため、使用時に法的要件を確認する必要がなくなります。

Denshichoubo_soft-Logo画像参照:
https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/

・電子取引ソフト法的要件認証

電子取引ソフト法的要件認証」は、国税関係書類をコンピュータで作成し、電子的にやり取りする場合の取引情報の保存を行う電子帳簿保存法対応ソフトウェアの機能仕様をチェックし、法的要件を満たしていると判断したソフトウェアを認証するものです。
Denshitorihiki-Logo画像参照:
https://www.jiima.or.jp/certification/denshitorihiki/

・電子書類ソフト法的要件認証

電子書類ソフト法的要件認証」は、国税関係書類をコンピュータで作成し、紙で発行する場合の控え等を、電子データで保存する電子帳簿保存法対応ソフトウェアの機能仕様をチェックし、当協会が法的要件を満足していると判断したものを認証します。

こちらも上記の制度と同じく、電子帳簿保存法の要件を満たしていると判断された製品のみが認証されるため、使用時に法的要件のチェックが不要になります。

Denshishorui-Logo画像参照:
https://www.jiima.or.jp/certification/denshishorui/

・アーカイブ用光ディスク認証

製品が品質の高さを認証する制度です。
認証製品は、30年以上の推定寿命(ISO/IEC16963準拠の寿命試験による評価)を持ちます。

一般に販売されている光ディスクの中には品質にバラつきが大きい製品もあるため、アーカイブ用途(電子データを30年以上保存)で使用するディスクを選定する際は、JIIMA認証ロゴを確認してみてください。

Arcive_opticaldisk-Logo

画像参照:
https://www.jiima.or.jp/certification/arcive_opticaldisk/

 
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■JIIMA認証対応のソフトを選ぶメリット

ここまで解説したように、JIIMA認証対応のソフトは電子帳簿保存法の要件を満たしていることが確認されているため、使用時に個々の要件をチェックする手間が省けます。
また、電子データの不備が発生するリスクに備えるという点でも、JIIMA認証対応のソフトを選ぶと安心です。

企業規模が大きくなるほどスキャナ保存による電子データの不備が発生する可能性が高まりますし、電子帳簿保存法の要件を人力でチェックするとなると手間もコストもかかります。
会計システムやソフトウェアを導入してペーパーレス化したものの、電子帳簿保存法の要件チェックに手間と時間をとられていては、本当に業務効率化ができているとはいえないでしょう。

JIIMA認証対応ソフトを使うことで、見積書や注文書、請求書など国税関連書類の作成や管理に係る業務を効率化でき、かつリスク回避にもなるでしょう。

■JIIMA認証を受けている電子帳簿保存法対応ソフト

経営基盤ソリューション「SuperStream-NX」は、
JIIMAの「電子帳簿ソフト法的要件認証」と「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得しています。

「SuperStream-NX統合会計」:電子帳簿ソフト法的要件認証
 参照:電子帳簿ソフト法的要件認証製品一覧 – JIIMA公式サイト
 https://www.jiima.or.jp/certification/denshichoubo_soft/list/

「SuperStream-NX 証憑管理e文書対応オプション」:電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証
 参照:電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証製品一覧 
 https://www.jiima.or.jp/certification/denchouhou/software_list/

「SuperStream-NX統合会計」は、財務会計・管理会計、支払管理・経費精算管理、債権管理などの機能を有する会計システムです。
こちらの会計システムは、JIIMAの「電子帳簿ソフト法的要件認証」を受けています。

「SuperStream-NX 証憑管理e文書対応オプション」は、各種伝票の証憑(領収書、請求書など)のPDFファイル化に加え、証憑のPDFにタイムスタンプの付与と一括検証ができる機能を備えています。
こちらは、JIIMAの「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を受けています。

「SuperStream-NX」は、JIIMAの「電子帳簿ソフト法的要件認証」の「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」により、使用時に電子帳簿保存法の要件チェックが不要になります。
本製品のようなJIIMA認証対応ソフトをお使いいただくことで、安心して会計業務を遂行できます。

その他のJIIMA認証ソフトはJIIMA公式サイト、または国税庁が公開しているリストで確認できます。

JIIMA認証制度 – JIIMA公式サイト
 https://www.jiima.or.jp/certification/
JIIMA認証情報リスト – 国税庁
 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/11.htm

■おわりに:JIIMA認証対応ソフトを選ぶメリットは大きい

JIIMA認証に対応しているソフトは認証ロゴの有無、またはJIIMA公式サイトや国税庁が公開しているリストで確認ができます。
業務効率化やリスク回避の点から、JIIMA認証対応ソフトを選ぶメリットは大きいといえるでしょう。

令和4年税制改正で電子取引データの保存義務化に2年の宥恕(ゆうじょ)措置が設けられましたが、今後の電子帳簿保存法への対応は避けられません。会計システムやソフトウェアを導入する際は、JIIMA認証の対応の有無を確認することをおすすめします。

■公認会計士コメント

電子帳簿保存法に対応した記帳を前提とすれば、今後、会計ソフトを導入する際は「JIIMA認証を受けた会計ソフト」を選ぶ必要性が非常に高いと思います。なぜなら、企業経理などの管理部門では人員を削減されやすい一方で、電子データに不備があった場合等において課されるペナルティが大きいからです。

限られた人員に対して過大な責任が課されると、人為的なミスが増えやすいほか、場合によってはミスを隠すための不正処理を働いてしまうケースもあります。そのようなリスク回避の観点から、JIIMA認証を受けた会計ソフトを選ばれると良いでしょう。

【公認会計士プロフィール】
公認会計士・税理士
藤沼 寛夫

2014年:EY新日本監査法人
2018年:東京共同会計事務所
2019年:藤沼公認会計士事務所 開業
2020年:アカウントエージェント株式会社 設立

公認会計士の転職日誌:https://flyordie.jp/

 
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