なぜ人事システムにより、人事情報一元管理をするのか。企業が見直すべき課題を考える。

なぜ人事情報を一元管理するのか。企業が見直すべき課題を考える。
人財は会社の貴重な資源です。現在の人財は有効に活用されているでしょうか。
将来に向けた育成計画が実装されているでしょうか。
その前提として会社の人事情報が必要なときに活用できる仕組みが欠かせません。
「人事情報の一元管理」と呼ばれる問題です。
本稿では、
　・人事情報の一元管理とはどういうことか。
　・人事情報の一元管理ができていないと、どんな問題が起こるのか。
　・人事情報の一元管理にはどのような対応が必要か。それで情報で何を実現していくのか。
などについて、わかりやすくまとめました。

その前提として、経済産業省の「人材版伊藤レポート」が示す人財戦略の方向性についてもご紹介します。
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■「企業を取り巻く環境変化と人財戦略」（人材版伊藤レポート）

昨年9月に経済産業省の「持続的な企業価値の向上と人的資本に関する研究会」が発表したレポートが話題になっています。
座長伊藤邦雄先生（一橋大学大学院特任教授）の名前を取って「人材版伊藤レポート」と呼ばれています。

持続的な企業価の向上のためには、ビジネスモデル、経営戦略と人材戦略の連動が不可欠です。
しかし、変革のスピードが増す中で、経営戦略と人材戦略のギャップが大きくなっています。
新型コロナウイルスの拡大は、この傾向をさらに増幅させています。

経営戦略と連動した人材及び人材戦略は、経営者にとっても喫緊の課題であり、投資家も注目している問題です。
伊藤先生はその後、12月の日経新聞「Human Capital 2020」のパネルディスカッションで、次のように語られています。
「日本の人事部門はもはや単なる管理部門ではなく、将来に向けた価値創造部門と考えるべきである。」
「企業と従業員が相互に依存していた関係は終わり、個の自律、人材の活性化が求められる。企業も個人もお互いに選び、選ばれる関係へと変わっていく時だ」

そのためには人事情報システムは、どのようにあるべきでしょうか。
以下で考えてみましょう。

■人事情報の「一元管理」とは？

一元化は「いくつかに分かれている問題や機構・組織などを統一すること」と一般に言われています。
人事情報の一元管理という場合「担当者や特定部署が個別に保有していた人事情報を集約する」だけでなく、最新情報・過去の情報・関連情報なども集約し、必要なときに必要な人が直ちに取り出せる状態で管理されていることを意味します。

これはどのようなメリットをもたらすのでしょうか。
一元化されていない場合と比較してみましょう。

■人事システムの見直すべき課題・問題点

人事情報が一元化されていなかったら何が起こるでしょうか？ problem

例えば、社員の異動履歴や保有資格などは人事部が管理しているが、現場での実際の能力資格の活用状況は現場の管理者でなければわからない、というのは多くの会社でありうることです。

また、M ＆ A で外部の会社を取り込んだり、機動的業務運営のため分社化を進めたところ、グループ各社ごとのやり方で人事情報を持っているため、グループ間の人事異動や適正配置に支障をきたす、というのも、よく見られる問題です。

さらに、毎月の給与計算などのルーティンワークも、人事部門の大きな負担です。また、税や社会保険等の制度変更の対応にも、一元的な情報管理が必須です。

■人事情報の一元管理をするには？

（１）人事情報の一元管理は単なる情報集約ではない。

「一元管理」は単なる情報集約ではありません。 resouce
環境は変化します。変化に応じて、その時に必要な情報を速やかに活用できなければなりません。
柔軟で拡張性に富み、しかも、使いやすいシステムにしなければなりません。

（２）人事情報の一元管理が目指すもの

人事情報の一元管理で何を目指すのでしょうか。具体例をいくつか挙げます。

①従業員のスキルの戦略的・自発的な向上
現在の個々の従業員のスキルを一元的に管理したうえ、各人に応じた将来のスキルアップの目標を定めます。
この情報は人事部だけにとどめるのは問題です。
現場管理者や個々の従業員が必要に応じてアクセスできるようにしておくことが重要です。従業員は自ら将来のキャリアパスを考えて、現場管理者、所属部門や人事部の方針も踏まえながら、自発的な学びの意欲をかきたてられるでしょう。

このような情報の活用は、人事異動や人事評価の有力な手段となります。「思いつきの人事異動、現場管理者の恣意的な人事評価」などは払拭されることが期待できます。

現場管理者も、進んで自分の部署に必要な人財を探すことに役立つし、新しいプロジェクトを組むさいの候補者選定といった使い方まで踏み込めるかもしれません。

さらに、役員などにとっても、組織再編や戦略立案の参考資料としての活用に乗り出すといった幅広い展開もあり得ます。
まさに経営戦略と人事戦略を連動させるものです。

これらを含めて、広い意味で全社的なタレントマネジメントのベースとなっていくでしょう。

②グループ各社や部門ごとの情報の一元管理
M ＆ A で新たにグループに加わった会社や、組織運営のため分社化を行った場合に人事情報が分断されていることがよくあります。
たとえ分社化していなくても、部門ごとなどで人事情報の連携が不十分というのはよく見られることです。

会社や部門を超えて容易に活用できる一元化システムは、会社や部門を超えた適材適所の配置や将来に向けた戦略的な人財育成に欠かせないものです。

③人事のルーティンワークの合理化・効率化
人事部の仕事の大半を占めるのは、上記のような戦略的な前向きの仕事ではなく、勤怠管理や給与計算等の定型業務です。
ベテラン担当者のノウハウと手作業に頼っていることすら見受けられます。

このような業務は人の手から極力切り離してシステムで一元管理すれば、人事部の担当者は戦略的な人事運営にエネルギーを注力できるようになります。

テレワークの例ですが、在宅勤務にかかる費用負担の課税・非課税について国税庁が基準を示しました。
容易に理解できるものではなく、分社された各社等、いわんや各事業所で理解して運営するなどとてもできません。
システムが一元管理されていれば、容易に一括対応できるでしょう。

（参考）国税庁「在宅勤務に係る費用負担等に関するＦＡＱ（源泉所得税関係）」

■おわりに：どのようなシステムを選ぶべきなのか。

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人事管理システムについては、情報管理上の問題もあり、自社固有のシステムを構築し、自社内にサーバーを置くのが従来の姿でした。
しかし、開発運営に巨額の費用がかかるうえ、適時的確にメンテナンスを加えていくのも容易ではありません。
信頼のおけるベンダーの人事情報一元管理システムを活用するのが、現在では一番望ましい姿でしょう。

SuperStream-NX 人事給与ソリューションは、人事管理、給与計算、人事諸届・照会までを一元化した先端的なシステムです。
企業規模やニーズに応じて導入できるよう、システムをライセンス提供したり、パッケージ提供、あるいは、クラウド上での定額固定料金活用プランなど様々な方式も用意されています。

まずは、簡単なデモ等もご覧いただいて導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
https://www.superstream.co.jp/product/wage

■監修者コメント

人間は機械ではありません。一人ひとり様々な個性をもっています。また、職場の戦力というだけでなく、それぞれの私生活も担っています。
人事とは、生身の多様な人間を相手に、会社の戦略に合わせて適切に配置、活用し、育成していくことです。
しかし、人事の担当者は、日々の定形業務に追われ、その片手間に手作業で人事戦略を練っていた、というのは言い過ぎでしょうか。
人事情報を一元化する意味は、情報を見える化、客観化、共有化するということです。
人事部内のブラックボックスを開放し、現場の管理者も担当者も、もちろん経営者に至るまで、必要な情報を容易に活用できる仕組みが、人事情報一元化の目的です。
変化の激しい時代に、会社が人財を活用発展していくための必須の仕組みなのです。

【監修者プロフィール】
社会保険労務士　健康経営エキスパートアドバイザー
玉上信明

三井住友信託銀行にて年金信託・法務・コンプライアンスなどを担当。
2015年10月65歳定年退職後、社会保険労務士開業。執筆・セミナーを中心に活動。
人事労務問題を中心に、企業法務全般や時事問題にも取り組んでいます。

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