2020年は「テレワーク元年」と言われ、DXも推奨されるなど、働き方に変化が起きています。
一方で経理や財務部門といったバックオフィス部門では従来の働き方を続けている人も多いようです。
今回は経理や財務に代表されるバックオフィス部門におけるDX（＝Back office Digital Transformation、以後BX）の普及への課題と移行方法について解説します。
■｢2025年の崖」を超えるために必要なDX
経済産業省が発表した『DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～』によると、日本企業にDXの普及が進まなかった場合、2025年から2030年の5年間で最大12兆円の機会損失が発生すると予測されています。
背景として、2025年までに日本全体でIT人材が約43万人不足すると言われていること、日本企業には技術的に老朽化・ドキュメント未整備などでブラックボックス化したレガシーシステムの割合が高いことが指摘されています。
このままレガシーシステムが運用され続けた場合、2025年までに21年以上継続して運用されているレガシーシステムが全体の60％にのぼり、保守運用コストがIT予算全体の90％になるとも指摘されました。
- 「2025年の崖」を回避するためにはレガシーシステムを刷新し、
ペーパーレス・クラウド化を含むDXの導入が必要とされています。
経済産業省は2021年から2025年をDXファースト期間として設定し、日本企業に対して経営の優先課題とするよう提案しました。
■新型コロナにより経理・財務部門においても優先度が高まったDX
2020年は新型コロナウイルスが猛威を振るい、テレワークの活用が急速に広がりました。DX化の進む企業・職種であれば、テレワークを実施しても十分に業務を行えましたが、そうでない企業・職種はテレワーク対応が十分に行えず、出社しなければならない状況になっていました。
弊社がダイヤモンド・オンラインと共同実施した「経理業務のテレワークにおける課題」についての調査レポートによると、「全ての業務でテレワークを行っている」と解答した部署は、「経営企画」「その他」部門ではそれぞれ38%と50%という結果だった一方で、「経理/財務」部門では26%となりました。
「経理/財務」と「その他」では倍近い差が発生しています。
今回の新型コロナウイルス対策を契機に、経理・財務をはじめとしたバックオフィス部門におけるDXを検討する企業も増えてくるものと考えられます。
■経理・財務をはじめとしたバックオフィスのDX＝BXを実現する３つのポイント
経理・財務部門でDXが進まない要因として、データを紙ベースで申請・承認、保存・管理しているケースが多いため、オフィスに出社しないと業務が進まないといった問題点があります。そこで、経理・財務部門をはじめとしたバックオフィスにおけるDX、本書ではBack office Digital Transformation（以後、BX）と呼びますが、このBXを実現するためのポイントについて解説します。
経理・財務部門では業務上、書類を扱うことが多いためテレワークを阻害する要因となっています。
例えば、国税の申告に関する領収書や請求書は法令上、過去7年分を保存する必要があり、監査や決算・税申告に必要な現物を管理するためにオフィスに出社する必要があります。
しかし、2020年10月からの電子帳簿保存法の改正により、従来の改定からさらに緩和され、請求書・領収書など証憑のスキャナ保存、ペーパーレス化が可能になりました。
スキャンしたPDFなどを電子データとして保存することでオフィスや倉庫で現物を管理、確認しに行く必要がなくなります。電子データのため検索も容易となり、書類を探す時間の削減にも繋がります。
バックオフィス部門では従業員の住所やマイナンバーといった個人情報や取引先情報などの機密情報を扱うことが多く、セキュリティの都合上、自社内のオンプレミスサーバーで管理しているケースが多くみられます。そのため、自社サーバーにアクセスするためにオフィスに出社する必要があるのでテレワークの阻害となっています。
確かに機密情報を扱う以上、セキュリティは当然最優先される課題ですが、クラウドでも暗号通信やVPN回線を利用することでセキュアなデータ通信が可能です。クラウド会計システムは大手企業でも採用されており、セキュリティ面でも実績が十分にあります。会計システムをクラウド化することで、出社の必要がなくなりテレワークを進めることが可能です。また近年増えている地震や豪雨など災害によるデータ破損の心配もなく、BCP対策に繋がるというメリットもあります。
経理・財務部門には受発注管理や請求書の発行・経費精算などのルーティン作業が多々あり、二重チェックなどを行うため、そもそもの業務量が多くなるという特徴があります。
しかし、RPAを使うことで、伝票の登録やレポートの発行など、毎月発生するルーティン作業を自動化し業務量を削減することができます。
またRPAによりルーティン作業を自動化できるようになったことで、出社の機会を減らすことができるため、テレワーク対応にも繋がります。
業務量の削減によって、より生産的な業務へのリソース配分が行えるので生産性やアウトプット品質の向上なども期待できます。
帳簿の仕訳は業種毎の慣習や企業毎のルールもあり、担当者の経験によって処理されるといった属人的な面があります。また、そういったノウハウはオンライン上では教育することが難しく、出勤して引き継ぎや研修を行うためテレワークが行えないという原因にもなります。
画像のデータを目視で確認するためRPAでの自動化も難しいのですが、AIを使うことで請求書のPDFなど画像データ内の文字を読み取りから意味の判別、仕訳の作成まで自動化が可能です。請求元の企業名や請求項目と言った企業毎の情報から勘定科目を推論することが出来るので複雑な処理も可能になります。
また、処理を繰り返すことでAIが業務を学習し、精度の高い判定が可能となり、業務の属人化を防ぐことが出来るので業務量の削減やテレワークの推進に繋がります。
■まとめ
いかがでしたでしょうか。
今回は、日本が直面している問題でもある「2025年の崖」を乗り越えるための重要な要素である、経理や財務部門に代表されるバックオフィス部門のDXである「BX」について解説しました。
「SuperStream-NX」を使うことで経理・財務部門のテレワーク化の課題を解決し、BX導入を大きく後押しすることができます。また、現在お使いの会計システムからの移行の際は専門のパートナーがサポート致しますので、業務フローに合わせた設計が可能です。
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