日本の会計・人事を変える。”もっとやさしく””もっと便利に”企業のバックオフィスを最適化。
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従業員の労働時間を正確に把握しなければ、賃金を正確に計算することはできません。また、長時間労働による従業員の健康障害を予防するためにも、正確に労働時間を把握し、適切な休養を勧めることが必要です。
本記事では、適切に労働時間を管理するためのポイントと勤怠管理方法について詳しく解説します。
労働時間の管理に悩んでいる企業担当者は、ぜひ参考にしてください。
2019年の労働安全衛生法改正によって、それまで労働時間の管理が不要であった管理監督者や裁量労働制の対象者を含めて、労働時間の客観的な把握が必要となりました。
改正によって、雇用形態や勤務時間、役職等に関わらず、全ての従業員の労働時間を正確に把握することが求められるようになったため、企業にとっての労働時間管理はより重要性を増しています。
法改正を受け、より一層正確な労働時間管理が求められるようになりましたが、適切に労働時間管理を行うためには気を付けたいポイントがあり、次から詳しく解説を行います。
適切な労働時間管理には、正確な労働時間の記録が不可欠です。
出勤簿等に正確な始終業の時刻や労働時間数、時間外・休日・深夜労働時間数を記録することは、労働時間の管理上必要となるだけでなく、正確な賃金計算を行う上でも重要になってきます。
出勤簿等に正確な労働時間が記録保存されていれば、労働時間の上限違反や残業代の未払い等の問題も起きづらくなり、従業員と企業とのトラブルを未然に防止することにも繋がります。
従業員と企業とのトラブルは、企業のイメージを悪化させることにもなるため、労働時間を正確に記録し、定められた期間保存することが大切です。
適切に労働時間を管理するためには、人員配置やシフトを見直すことも重要です。
一部の従業員に業務が集中しているような場合には、長時間労働に繋がってしまい、労働時間の上限を超えてしまう恐れがあります。
そのため、新規に人員を配置したり、繁閑の差のある部署間で調整を行ったりすることで、一人当たりの業務量を減らし、一部の従業員に業務が集中しない体制作りを行うことが適切に労働時間の管理を行う上で重要となってきます。
新規の人員配置や部署間の調整等は、個人や単独の部署で行えるものではないため、関係する部署間で長時間労働による健康障害の防止や、上限を超過しない労働時間の設定といった目標を共有し、密に連携することが必要です。
また、現場や人事総務部門だけが労働時間管理の必要性を認識していても、経営層の理解が進まなくては企業として適切な労働時間管理を行う体制作りはできません。そのため、経営層に労働時間管理の必要性やメリット、適切な労働時間管理を怠った場合のデメリットを理解してもらう必要があります。
労働時間管理を行っていると、労働時間と勤務時間の違いや休憩時間の扱い、労働時間の計算方法等、様々な疑問が生ずることがあります。
次からは労働時間管理でよくある疑問について解説を行っていきます。
勤務時間は、始業から終業までの休憩時間を含めた時間を指します。
対して労働時間は、勤務時間から休憩時間を除いた時間を指すため、混同しないように注意が必要です。
勤務時間：始業から終業までの休憩時間を含めた時間
労働時間：勤務時間から休憩時間を除いた時間
既に述べた通り、休憩時間は労働時間に含めませんが、従業員が自由に利用できることが必要です。
そのため休憩時間とされていても、接客対応や電話番等を会社から命じられているような場合には休憩時間ではなく、労働時間として扱われます。
労働時間の把握義務に違反しても直接の罰則はありませんが、適切に労働時間の管理ができず、時間外労働時間の上限を超過してしまった場合には、6ヶ月以下の懲役又は30万円以下の罰金が科せられる恐れがあります。また、違法な長時間労働が複数の事業場で認められる等、一定の条件に該当する場合には、企業名が公表される場合もあります。
労働時間の管理方法に様式の定めはなく、企業は自由に管理方法を選ぶことができます。
代表的な管理方法は「勤怠管理システム」「Excel（エクセル）」「タイムカード」の3つです。それぞれにメリットとデメリットが存在するため、詳しく解説を行います。
勤怠管理システムは、出退勤時間の打刻や記録をはじめとした企業の勤怠管理や勤怠計算を支援するシステムです。Excelやタイムカードでの勤怠管理に比べて新しい勤怠管理の方法で、近年導入する企業が増えています。
勤怠管理システムのメリットには次のようなものがあります。
Excelによる勤怠管理は、PCを使った勤怠管理方法として最も一般的なものです。
一般的な方法であるため、無料のテンプレートも多く、導入にコストが掛からないことがメリットです。
ただし手作業での入力となるため、どうしてもミスが起きてしまうことや、不正申告が防げないことによる客観的な労働時間の把握の困難さがデメリットとなっています。
タイムカードによる勤怠管理は、古くから行われている管理方法ですが、外回り営業の直行直帰に対応できない等問題も多い方法です。また、近年増加しているテレワーク等の新しい働き方にも不向きとなっており、代理打刻による不正申告が容易な点も問題です。
タイムカードは、シンプルで誰にでも使えるというメリットもありますが、客観的な労働時間の把握には不向きな管理方法であると言わざるを得ません。
勤怠管理の方法には様々な種類があり、各々にメリットやデメリットが存在しますが、Excelやタイムカードによる労働時間管理では、どうしても不正申告や改ざんを防げず、客観的な労働時間の把握には不向きと言えます。そのため、法改正に対応した客観的な労働時間の把握による正確な労働時間の管理には、不正申告や改ざんを防止できる勤怠管理システムの導入がお勧めです。
たとえば、「SuperStream-NX 勤怠管理」にはさまざまなアラート機能が備わっており、従業員自身が作業漏れや労務規定違反などの問題を事前に察知することが可能です。有給休暇の取得義務化にも完全対応しており、残業予測や36協定違反予備軍を表示することで労務規定順守を実現します。
「SuperStream-NX 勤怠管理」について詳しくはこちら
SuperStream-NX 勤怠管理
以下の記事では、勤怠管理システムにおけるオンプレミス型とクラウド型の違いや、勤怠管理システムを比較する時のポイントを詳しく解説しています。こちらもぜひ参考にしてください。
6種類の勤怠管理方法のメリット・デメリットを比較解説
2019年の労働安全衛生法の改正により、管理監督者を含めた労働時間の客観的な把握義務が企業に求められるようになりました。過重労働による従業員の健康障害の防止や残業時間の上限規制への対応等、労働時間管理はこれまで以上に重要性を増しています。
テレワークやリモートワーク等の普及により働き方が多様化し、それに伴い企業の労働時間管理が複雑化しています。
企業側の対応も難しいものになっていますが、優先的に対応しなければならないのが残業時間の削減です。
残業時間の上限規制に違反した場合には、刑事罰に加え、企業名の公表も予定されており、企業のイメージダウンに繋がります。とりわけ大企業にとって、企業名の公表は影響が大きく、絶対に避けなければなりません。
しかし残業時間を削減すると言っても、実行は簡単なものではなく、業務量を減らすことができない企業も多いでしょう。業務量の削減が難しいのであれば、 効率化を図る必要があり、そのためには勤怠管理システムをはじめとした業務効率化を支援する仕組みの導入が不可欠となります。
【監修者プロフィール】
社会保険労務士 涌井好文（涌井社会保険労務士事務所代表）
平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。
近時はインターネット上でも活発に活動しており、クラウドソーシングサイトやSNSを通した記事執筆や監修を中心に行っている。
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